يجب إرسال الطلبات الخاصة بالمشروعات المراد تحقيقها في النصف الأول من السنة قبل يوم 1 أغسطس، أما المشروعات المراد تحقيقها في النصف الثاني من العام، فيجب إرسال الطلبات الخاصة بها قبل يوم 1 فبراير.

 يجب تقديم شرح تفصيلي للمشروع وسيرة ذاتية للفنانين وتوثيق لأعمالهم مع استمارة المشروع باللغة الألمانية أو الفرنسية أو الإنجليزية. يقوم مكتب بروهلفتسيا القاهرة بمراجعة جميع الطلبات المقدمة وتتم الموافقة عليها من الأقسام المختصة بكل فرع من فروع الفن في مكتب بروهلفستيا بزيورخ، والذي  يعلن بدوره عن  اختياره للمشاريع التي يجدها مناسبة ومتفقة مع سياساته.